Von analog zu digital – Dokumentation im Wandel

Bei der Bahn dauert ein Großprojekt im Durchschnitt 15 Jahre. Im Laufe dieser Zeit werden tausende Planungsunterlagen gemacht, Verträge geschlossen oder Präsentationen angefertigt. All diese Dokumente müssen gemäß der steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Auch bei Großprojekten der Deutschen Bahn gilt ein Projekt erst mit der neunten und damit letzten HOAI-Leistungsphase, der Dokumentation, als tatsächlich abgeschlossen.

Khalil, Antonino und Ivan sind bei der ABS 38 für die Dokumentation zuständig.(c) DB Netz AG

Dokumentation als Schnittstelle

Um nicht nach Abschluss unseres Projektes mit einem Berg an Dokumenten dazustehen und mühselig zu versuchen, Ordnung in die Daten zu bringen, gibt es bei der ABS 38 drei Projektingenieure, die sich ausschließlich mit dem Datenmanagement des Großprojekts befassen. Khalil ist seit einem Jahr im Dokumentenmanagement der ABS 38. Bei der Bahn ist er bereit seit 2012. Damals war der Wirtschaftsinformatiker im Qualitätsmanagement und wechselte zwei Jahre später als Projektingenieur für Mängelbeseitigung in das Regionale Projektmanagement der DB Netz AG. „Von dort war der Weg zur Dokumentation und zur ABS 38 nicht mehr weit. Statt mehrerer kleiner Projekte begleite ich jetzt ein großes Projekt von Anfang an“, erzählt Khalil. Auch für den gelernten Bauzeichner Ivan war der Wechsel zur ABS 38 im Frühjahr 2019 kein kompletter Sprung ins kalte Wasser: als Data Manager bei der DB Engineering und Consulting begleitete er die ABS 38 seit 2013 in der Vorplanung und später in der Entwurfsplanung. „Jedes Dokument der ABS 38 ist schon damals über meinen Schreibtisch gelaufen. Das ist auch etwas, was mir an der Dokumentation gefällt. Wir arbeiten mit allen Projektteams zusammen und haben einen Überblick darüber, was in den Planungsabschnitten gerade los ist“, meint Ivan. Diese Ansicht teilt auch der Dritte im Bunde, Antonino. Er ist im Sommer dieses Jahres zur ABS 38 gestoßen und kann im Bereich der Dokumentation schon jede Menge Arbeitserfahrung vorweisen. Über mehrere Jahre arbeitete der Dokumentationsspezialist für einen Satelitenbetreiber bevor er nach einer kurzen Zwischenstation als Glasfaserplaner ins Projekt wechselte.

Mehr als nur ein „muffiges Archiv“

Doch wie sieht der Arbeitsalltag der Doku-Jungs aus? Klassisch verbindet man mit dem Begriff der Dokumentation ein dunkles, muffiges Archiv mit Regalen, die bis unter die Decke mit allerlei Akten und Plänen vollgestopft sind. „Das gibt es tatsächlich“, meinen die drei lachend. Besonders Ivan verbringt regelmäßig Zeit im Archiv der ABS 38, in dem sich Planungs- und Baudokumente aus mehreren Jahrzehnten befinden. Damals hieß das Projekt zwar noch nicht ABS 38, doch der Streckenausbau zwischen München und Freilassing wurde in den vergangenen 100 Jahren immer wieder angedacht und wieder verworfen. All diese Unterlagen sichtet Ivan nun, um herauszufinden, was sich in den Ordnern verbirgt. Gleichzeitig pflegt er die Akten in das neue, digitale Archivierungssystem ein und verschlagwortet die Inhalte. Dadurch können die Kollegen bei einer entsprechenden Suchanfrage sehen, dass sich im Archiv ein Ordner mit den benötigten Inhalten befindet und diesen entweder bestellen oder selbst im Archiv einsehen.

„Mittlerweile“, sagt Ivan, „haben wir schon 90 Prozent der Akten durch. Also fehlt nur noch ein kleiner Teil.“ Aber was reizt die drei an ihrer Arbeit? „Ich vergleiche das immer mit Tetris“, beginnt der gelernte Bauzeichner, „nur anstelle von runterfallenden Würfeln versucht man eben Dokumente zu sortieren, so dass sie am Ende alle zueinanderpassen.“

„An der Dokumentation gefällt mir, dass wir die Kollegen unterstützen und Ihnen ihre Arbeit erleichtern“, so der gebürtige Italiener Antonino. Khalil ergänzt: „Wir arbeiten mit Kollegen aus verschiedenen Bereichen zusammen. Wir sind sozusagen die Schnittstelle.“

Das Archiv der ABS 38. Hier verbringen die drei einen Teil ihrer Arbeitszeit, um die Inhalte der Ordner zu sichten und entsprechend in das digitale Archivierungssystem einzupflegen.(c) DB Netz AG

Nichts geht über die Struktur

Die Digitalisierung macht auch vor der Dokumentation nicht Halt. Mittlerweile werden Dokumente nicht mehr nur physisch aufbewahrt: Verträge und Briefe, die postalisch bei der ABS 38 eingehen, werden gescannt und anschließend in ein System zur Dokumentenablage eingepflegt. Auch alle elektronischen Dokumente, wie E-Mails, werden entsprechend abgelegt. Entscheidend bei der digitalen Ablage ist, dass eine klare Struktur vorgegeben ist, wie und wo die Dokumente im digitalen Projektraum abgelegt werden. Khalil und Antonino prüfen regelmäßig, dass alle Teammitglieder die Ablagerichtlinien befolgen. „Ohne eine feste Struktur findet später niemand mehr ein bestimmtes Dokument“, erklärt Khalil. Eine wichtige Rolle spielt außerdem die Verschlagwortung der einzelnen Dokumente. „Das Ablagesystem funktioniert wie eine Suchmaschine – Schlagwörter sind deshalb extrem wichtig“, ergänzt der Wirtschaftsinformatiker.

Arbeiten im virtuellen Raum

Neben der analogen und digitalen Projektablage befasst sich insbesondere Ivan zusammen mit Kollegen aus anderen Bereichen der ABS 38 mit der Entwicklung eines plattformbasierten Systems, dass die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern ebenso wie mit externen Planungsunternehmen deutlich erleichtern soll. Alle können dann gemeinsam in einem „virtuellen Raum“ arbeiten. Jederzeit können Teammitglieder, sofern sie die Zugriffrechte haben, Projektstände einsehen und Dokumente bearbeiten. „Im Rollout ist es besonders wichtig, dass wir auch in diesem Arbeitssystem eine klare Struktur und Handlungsanweisungen vorgeben, sodass die Kollegen wissen, wie sie mit dem neuen System arbeiten müssen. Sobald die Arbeitsstände ,veraltet´ sind, zum Beispiel, weil sie aus einer früheren Projektphase stammen, sollen die Dokumente an unser Archivierungssystem übergeben werden“, erläutert Ivan.

Das Gespräch mit unseren Doku-Jungs hat gezeigt: Hinter der Dokumentation steckt sehr viel mehr als in einem muffigen Archiv zu sitzen und Dokumente zu sortieren. Auch hier hat die Digitalisierung Einzug gehalten und den Arbeitsalltag deutlich verändert. Cloud- und plattformbasiertes Arbeiten wird die Zusammenarbeit künftig erleichtern.

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