In kleinen Schritten zum großen Erfolg

Bei einem Großprojekt wie der ABS 38 fallen unzählige Arbeitsschritte an. Um Fortschritte zu sichern und nichts zu übersehen, arbeitet das Projektteam mit Jira. Was sich dahinter verbirgt und welche Erleichterungen sich dadurch für das Projekt ergeben, erzählen die Agile-Coaches Marleen und Vanessa.

Was ist Jira und was lässt sich unter „agilem Projektmanagement“ verstehen?

Diese Frage bringt Vanessa zum Schmunzeln, für sie stellt Jira einen Großteil des Arbeitsalltags bei der ABS 38 dar. „Jira ist ein Aufgabenmanagementsystem fürs Projektmanagement, also für die Abwicklung von Projekten“. Vorstellen kann man sich das wie ein großes persönliches Notizbuch, in das alle Projektmitglieder To-dos eintragen und abfragen können. Einziger Unterschied: Es ist für alle Projektmitglieder einsehbar. So sind Verlinkungen möglich und der Fortschritt der Aufgaben ist für alle transparent. „Mit der Einführung von Jira hat sich die Koordination innerhalb des Projektteams verbessert“, sagt Vanessa. Denn dadurch sind alle Aufgaben und Projektfortschritte in einem Tool gebündelt. Agilität ist hier das Stichwort: Das „agile Projektmanagement“ kommt ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Dort ist es üblich, dass Entwickler in mehreren kurzen Zyklen, sogenannten „Sprints“, Prototypen einer Software entwickeln, um nach jedem Zyklus Veränderungen im Umfeld miteinzubeziehen.

Dadurch wird verhindert, dass sich die Software in eine falsche Richtung entwickelt oder Arbeitsschritte vergessen werden. Innerhalb der ABS 38 schafft es das Tool, die Komplexität, die durch die vielen Planungsschritte eines Großprojekts entsteht, zu reduzieren und ermöglicht den Mitarbeitern eine flexiblere und produktivere Arbeitsweise.

Jira im Planungsabschnitt 3 (Tüßling–Freilassing): Die Sprint-Variante

Auf diese agile Art und Weise arbeitet zum Beispiel das Team für den Planungsabschnitt 3 (PA 3). Hier kommt die Scrum-Methodik zum Einsatz, bei der die Projektleiter:innen und -ingenieur:innen Aufgabenpakete in zweiwöchigen Sprints abarbeiten. Nach jedem Sprint wird der nächste geplant, wodurch sich alle zweiwöchentlich neu orientieren können, also hinsichtlich Änderungen im Umfeld agil bleiben. Mit Marleen hat das Team eine eigene Scrum-Masterin. Zu ihren Aufgaben im Coaching der agilen Arbeitsweisen gehört auch die tägliche Moderation des „Dailys“, in denen sie mit dem Team die Fragen „Was war gestern?“, „Was kommt heute?“ und „Behindert mich etwas bei den Aufgaben?“ bespricht. Einen großen Erfolg hat das Projektteam auch damit erzielt, externe Planer und Ingenieurbüros in die Arbeit mit Jira einzubinden. Es herrscht eine Meeting-Kultur, die ihresgleichen sucht.

Michael ist begeistert von Jira

Jemand, der bereits intensiv mit Jira und der Scrum-Methodik arbeitet, ist Michael. Neben der Übersicht, welche Aufgaben als Nächstes anstehen, sind es die Dailys, die er besonders gut findet: „Der tägliche Austausch mit allen mitwirkenden Kollegen hilft, den Überblick über das aktuelle Projektgeschehen zu behalten. Jira ist dafür die zentrale Plattform, um die Besprechungen kurz und bündig auf den Punkt bringen zu können,“ sagt Michael. Selbst Probleme und Fragestellungen mit externen Planern lassen sich so bei regelmäßig angesetzten Gesprächsrunden zeitnah klären. Vor allem im Homeoffice hat ihm das Tool die Arbeit erleichtert, etwa um Kontakt zu Kolleg:innen zu halten oder um Struktur in die Bearbeitung seiner Aufgaben zu bringen.

Vanessas Aufgaben als übergeordnete Koordinatorin

So praktisch sich das Ganze anhört, die Jira-Umgebung bedarf einer Menge Systempflege. Hier kommt Vanessa als übergeordnete Koordinatorin ins Spiel – zum Beispiel bei der Konfiguration von projektbezogenen Reportings. Zusätzlich behält sie neue Funktionen im Blick und schult Mitarbeiter:innen innerhalb der Projekte im Umgang mit Jira. In der Rolle als Jira-Coach leistet sie außerdem Hilfestellung, wenn Fragen auftauchen, wie „Wie kann ich einen komplexen Sachverhalt am besten in Jira einstellen, sodass es sinnvoll ist?“. Bei alldem sind sie nicht allein: Projektingenieur:innen unterstützen die einzelnen Planfeststellungsabschnitten neben ihren Regelaufgaben als sogenannte Kernteammitglieder. Sie wirken als Multiplikatoren in den Teams und bekommen öfter mit, wenn es innerhalb eines Teams Schwierigkeiten mit Jira gibt. Im regelmäßigen Austausch überlegt Vanessa mit dem Team, wie sie Jira noch besser anwenden können.

Als Jira-Experten zur ABS 38

Zu Jira kamen Marleen und Vanessa nach ihren volkswirtschaftlichen Studien. Dank ihrer Kenntnisse über Jira und die Bahn aus vorherigen Projekten sind sie bestens für die ABS 38 geeignet. Durch die noch junge Anwendung im Projekt, stoßen die beiden bei der Arbeit mit Jira manchmal auf Schwierigkeiten. Eine Herausforderung ist es zum Beispiel, Jira in die traditionellen Kommunikationswege und Tools einzubinden. Jedoch behalten Marleen und Vanessa stets ihr großes Ziel vor Augen: Das Team soll Jira intensiver nutzen und damit noch produktiver werden, als es mit klassischen Methoden der Fall wäre. Für die zwei Agile-Coaches ist es immer ein Erfolgserlebnis, wenn die Projektmitglieder spezifischere Fragen zu Jira stellen: „Daran merke ich dann: Jetzt nutzen sie es“. Für Marleen und Vanessa ist Jira „same but always different“. Das Tool lässt sich nach individuellen Bedürfnissen modellieren und programmieren, sodass es perfekt auf das Projekt zugeschnitten ist. Diese Dynamik bedeutet für sie: „Man lernt nie aus und setzt sich immer wieder neu mit dem System auseinander, um bestmögliche Antworten für das Team zu finden“.